jueves, 10 de noviembre de 2011

CARATULA TY REQUISITOS DE UN EXPEDIENTE JUDICIAL

CARATULA DE UN EXPEDIENTE
LA CARATULA DE UN EXPEDIENTE DEBE TENER:
1) Numero de expediente
2) Secretaria a la que pertenece el expediente
3) Juzgado donde se sigue el proceso
4) Nombre del actor y el demandado
5) Clase de juicio o procedimiento
6) Nombre del juez o secretario
7) Fecha
8) Abogados Patronos
CONCEPTO DE AUDIENCIA: Es donde el juez puede escuchar a las partes es una oportunidad procesal.
PARTES DE LA AUDIENCIA:
1) Autoridad ante quien debe desarrollarse
2) Las partes TERCERO, ABOGADOS Y APODERADOS.
  • LUGARES EN QUE DEBE DESARROLLARSE UNA AUDIENCIA: El local del juzgado o del tribunal.
  • TIEMPO DE DESARROLLO DE UNA AUDIENCIA: En días y horas hábiles.
  • DESARROLLO DE LA AUDIENCIA: Se deberán hacer a la hora y el día señalados en los tribunales serán llamados los secretarios, litigantes, peritos testigos y demás personas conforme a la ley.
ACTA DE AUDIENCIA:
  • El acta la levanta el secretario con la vigilancia del juez.
  • El acta debe contenerlo actuado ósea lo que paso desde el principio hasta el final.
  • En el acta se hará contar día y hora de la audiencia
  • Se harán constar las decisiones judiciales sobre la legitimación procesal
  • Los peritos y testigos deberán firmar al margen de la acta
  • Las partes deberán firmar cada una de la hojas al margen .
  • el acta debe estar firmada por el secretario de acuerdos
LOS INCIDENTES
CONCEPTO:
Es un problema material de discusión, el incidente gira la rededor del debate.
INCIDENTES EN EL JUICIO SON.....
1) Nombramiento de un nuevo procurador
2) Recusación de un juez
3) La acumulación de autos
4) reclamación de varias nulidades o actuaciones
5) La reposición de autos......
PROCEDIMIENTO EN LA TRAMITACION DE INCIDENTES
  • Por escrito
  • Debe acompañarse de copias
  • El incidente requiere pruebas y el promovente las proporcionara.
  • Al escrito le recae un auto que puede ser ADMISORIO, DILATORIO, NUGATORIO (cuando es extemporáneo).
ACUMULACION DE AUTOS
CONCEPTO:
Institución jurídica procesal que funda un dispositivo en el cual se reúnen expedientes diversos para evitar decisiones contradictorias.
CASOS EN QUE SE DA LA ACUMULACION DE AUTOS:
POR LITISPENDECIA....para que se sigua un solo caso en un solo lugar.
POR CONEXIDAD.........
  • Cuando haya identidad de personas y acciones aunque las cosas sean distintas.
  • Identidad de personas y cosas aunque las acciones sean distintas
  • Identidad de acciones y cosas aunque las personas sean distintas
  • Cuando las acciones provengan de una misma causa aunque sean diversas las personas y las cosas.
CASOS EN LOS QUE NO PROCEDE LA CONEXIDAD:
  • Cuando los pleitos están en diversas instancias.
  • cuando se trate de algún juicio que se ventile en el extranjero
INCIDENTE DE REPOSICION DE AUTOS:
Falta total o parcial de un expediente.
CORRECIONES DISCIPLINARIAS:
Es una sanción que se pone para mantener el orden en los tribunales.
  • multa
  • amonestación
  • fuerza publica
  • consignación del culpable ante la autoridad competente.
CONCEPTO DE MEDIOS DE APREMIOS:
Que tenga cumplimiento lo resuelto por el juez
TERMINACION ANORMAL DE PROCESO:
  • AVENIMIENTO DE LAS PARTES...que seria cuando se da un acuerdo
  • CADUCIDAD DE LA INSTANCIA.....cuando deja de promoverse el caso se da por concluido.
CARACTERISTICAS DE LA CADUCIDAD:
  • Transcurridos los 180 días hábiles contados desde la ultima resolución judicial.
  • la inactividad procesal de las partes
  • se declara por oficio o petición de las partes.
  • es de la instancia y no de la acción.
DESISTIMIENTO:
Es renunciar a un derecho de continuar la instancia.
TIPOS DE DESISTIMIENTO:
  • Instancia...que se desiste del mismo y se da por concluido.
  • Acción.......se desiste de la acción en contra del demandado y no lo podrá volver a demandar por la misma razón.
CUMPLIMIENTO DE LAS PRESTACIONES RECLAMADAS:
La parte demandada antes de que dicte sentencia da cumplimiento total o parcial a los deberes a su cargo.
TRANSACION: contrato donde se termina una controversia.
CONVENIO: es el acuerdo de las voluntades para crear , transmitir, modificar o extinguir derechos y obligaciones.
CONFUSION DE DERECHOS: una parte adquiere los derechos de otra y no se puede tener el carácter de actor y demandado a la vez.
REMISION DE DEUDAS: es cuando el autor renuncia a sus derechos y remite en todo o en parte las prestaciones.
ACCION
CONCEPTO:
Es el derecho del acreedor de obtener mediante el órgano jurisdiccional un bien jurídico que la ley reconoce y que le es negado o desconocido por su deudor.
COMO SE CLASIFICAN LAS ACCIONES POR SU OBJETO:
1) CONDENA: En ella el actor persigue una sentencia que condene al demandado.
2) DECLARATIVA: El actor declara o niega la existencia de una situación jurídica.
3) CONSTITUTIVA: Que sus efectos jurídicos se extienden hacia el futuro.
4) EJECUTIVA: Tiene por objeto el cumplimiento mediante el auxilio de la fuerza publica de una obligación impuesta.
5) PRECAUTORIA: La conservación del derecho entre el lapso de la demanda y la sentencia: Embargo Precautorio
CLASIFICACION D E LAS A CCIONES EN RAZON DEL DERECHO QUE PROTEGEN:
1) PERSONALIDAD DEL ESTADO Y PATRIMONIAL....
El conjunto de los derechos que constituyen la personalidad jurídica derecho de vida, libre transito y los bienes destinados a satisfacer sus necesidades.
2) PERSONALES REALES Y MIXTAS....
  • PERSONALES: Exigir a una persona determinada el cumplimiento de una obligación.
  • REALES: Permiten usar, gozar y disponer de una cosa ajena.
  • MIXTOS: Cuando el actor y demandado tengan un derecho real y personal que puedan ejercitar.
3) POR VIA DE TRAMITACION: Ordinaria, sumaria, jurisdicción voluntaria, etc.
4) POR SU TRANMISION: Cedibles e incedibles y transmisibles e intransmisibles.
5) POR MATERIA: Según la aplicación de la norma jurídica al caso en concreto.
EXTINCION DE LAS ACCIONES
En todo proceso existe una forma normal de terminación del proceso y por lo tanto también se extingue la acción por....
  • convenio
  • caducidad
  • desistimiento, etc.
LAS EXCEPCIONES
Es el derecho subjetivo que posee la persona física o moral ya sea actor o demandado en un proceso, las excepciones son para detener el proceso o bien obtener sentencia favorable en forma total o parcial.
CLASIFICACION DE LAS EXCEPCIONES
  • Adjetivas y sustantivas
  • especial pronunciamiento y comunes....puedan suspender el procedimiento
  • nominadas e innominadas
  • dilatoria y perentorias.....detengan la marcha de un proceso
  • supervenientes...las que surgen después.
  • fundadas e infundadas.....de que están respaldadas o no por la lógica
  • procesales procedentes e improcedentes.....que se promueva adecuadamente conforme a las normas procesales


POR: DIANA CARREÑO LOPEZ
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TODO LO REFERENTE AL EXPEDIENTE JUDICIAL

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Trámite del Expediente
A partir de la implementación del Sistema Informático COMDOC en el 2006 se
considera necesario explicar, dentro de este sistema, el manejo del expediente para
aplicarlo en el área administrativa.
El presente trabajo ha sido elaborado por el Centro de Capacitación Superior del
HSN y supervisado por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría
Administrativa con el objeto de facilitar la comprensión del trámite de expedientes
administrativos, siguiendo las normativas del DP-1025/06 referido al SISTEMA DE
COMUNICACIONES DOCUMENTALES III (COMDOC III) Reglamentación General.
TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Para la comprensión del expediente se hará una breve reseña de los documentos
de la gestión administrativa en el ámbito de la gestión pública:
Trámite interno: (TRI) asunto breve y de rutina. Se debe registrar, prohibiéndose el
uso de carpeta. Se utiliza carátula o portada para su mejor reconocimiento y
ordenamiento. Su tramitación se agota dentro del organismo de origen.
Nota: comunicación escrita dirigida de persona a persona, referida a asuntos del
servicio.
Memorando: escrito de uso interno que se dirige de persona a persona o de área a
área comunicándole una situación especial y exponiendo elementos de juicio
referentes a un asunto en trámite, sirviendo de ayuda memoria para encarar la
solución del caso.
Informe: se dirige de dependencia a dependencia. Remite datos u opiniones
fundamentadas sobre un asunto determinado.
Dictamen: opinión que emite un órgano de consulta, basado en normas jurídicas de
aplicación, jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir, tendiendo a orientar a
la autoridad que debe resolver el caso.
Oficio: pueden ser administrativos —de la Administración Pública— y judiciales —del
Poder Judicial—.
Cédula: comunicación característica del ámbito administrativo o judicial.
COMDOC III
Se hará una breve introducción al Sistema de Comunicaciones Documentales III
(COMDOC III) que nos permitirá comprender su función y la forma en que se
diligencia cada documento.
El sistema facilita y agiliza la tarea administrativa permitiendo el registro y
permanente seguimiento de la documentación; por ejemplo: memo, nota, trámite
interno, expediente, etc.
En el sistema conviven dos tipos de documentación: documentación papel y
documentación electrónica.
Documentación papel: documentación que requiere soporte papel: el expediente,
el trámite interno y el memo papel con documentación adjunta. Además, para un
memo papel con documentación adjunta se puede iniciar una Carpeta Contenedora
para Áreas e incluirlo en ella.
La documentación papel se debe registrar, y para su control debe ser transferida
a través de un remito.
Documentación electrónica: documentación interna que no requiere un sustento
en papel, por ejemplo: memo y nota. Es más ágil, ya que se genera y se “hace
visible” en el área destinataria una vez firmado en forma electrónica. Esto obliga a
que las áreas ingresen al sistema diariamente, por uno o más usuarios del área, ya
que tienen la responsabilidad de tomar conocimiento, dar respuesta o proceder en
consecuencia con lo solicitado.
Dentro del sistema informático existe una clasificación de los papeles que se
diligencian en:
Carpetas: por ejemplo: el expediente y el trámite interno. Son contenedores de otros
documentos y de otras carpetas. Las Carpetas Contenedoras para Areas son carpetas
que pueden iniciar cada área para su mejor ordenamiento interno. Si bien, presentan
el mismo procedimiento que los expedientes y los TRI, tienen otro valor
administrativo ya que sólo pueden contener memos y notas, y no necesitan ser
originadas por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría
Administrativa.
Documentos: pueden ser de papel o electrónicos, por ejemplo: una nota o memo.
No son contenedores de carpetas ni de documentos.
Al crear o registrar un documento, el sistema COMDOC III genera un número
llamado CUDAP (Clave Única de la Documentación de la Administración Pública) que
está conformado por el tipo de documento, remitente, número (de siete dígitos) y año
en que se originó el documento.
No pueden existir documentos sin esta identificación única.
Por ejemplo:
EXP-HSN : 0000001/2006
EL EXPEDIENTE
Todo acto administrativo debe tener un expediente como antecedente.
El expediente administrativo está conformado por una serie de formalidades:
- Formalidades frecuentes o etapas: deben cumplirse siempre y son indispensables
para la tramitación.
- Formalidades especiales: etapas del trámite que puede tener o no tener lugar, de
acuerdo a cada caso.
Formalidades Frecuentes
Formalidades Especiales
Iniciación
El inicio de un expediente administrativo puede realizarse de oficio o a petición de
cualquier persona física o jurídica, pública o privada que invoque un derecho subjetivo
o un interés legítimo.
La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa tiene la
facultad de determinar, registrar y caratular la documentación como trámite interno o
expediente administrativo. Todas las unidades tienen la obligación de suministrar
información de un expediente basándose en su identificación inicial.
Al iniciarse un expediente el sistema Comdoc genera un CUDAP que es la
identificación del expediente desde su ingreso al sistema y durante toda su
tramitación. También genera un código de barras que facilita el ingreso y egreso del
expediente con un lector óptico.
Hay expedientes administrativos preexistentes al sistema Comdoc. En este caso,
serán registrados y tipificados como SA (sistema anterior) por la Dirección de Mesa de
Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa para luego ser transferidos al área
solicitante.
Los agregados, desgloses, acumulación y desacumulación en papel, siguen siendo
facultad de la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría
Administrativa, por ello deben ser solicitados a dicha dependencia.
Los documentos electrónicos que se incorporen a un expediente serán registrados
previamente e «incluidos» a dicho expediente en el sistema. Estos documentos se
imprimirán, se estampará la firma manuscrita y se incluirán en el expediente, tanto en
forma electrónica como en papel.
Las actuaciones cuyo contenido así lo amerite circularán como expediente
administrativo.
Para comenzar el trámite se procederá de la siguiente forma:
Iniciación
Recepción
de
Documentación
Compaginación Foliatura Tramitación
Agregados y
Desgloses
Reconstrucción
a) Controlar que se cumpla con los requisitos exigidos por las normativas vigentes,
es decir, confeccionar la carátula con el número generado por el Comdoc, nombre
y apellido de las partes interesadas, el órgano con responsabilidad primaria
encargado del trámite y el plazo para su resolución.
b) Registrarlo en el sistema Comdoc.
c) Imprimir la etiqueta correspondiente con el código de barras.
d) Armar y foliar el expediente.
En caso de ser necesario el área jurídica le asignará carácter de «secreto» o
«reservado» según establezcan las normas vigentes.
Diligenciamiento de la documentación
Formalidades de los escritos
Las solicitudes y los pases de las actuaciones que se realicen ante la Secretaría
administrativa del H.S.N. se realizarán mediante “memorándum” (se adjunta
modelo).
El titular de cada área podrá efectuar sus consideraciones, disposiciones y pases por
medio de una “nota” (se adjunta modelo).
Los escritos se redactarán en forma legible, en idioma nacional, salvándose toda
testadura, enmienda o palabras interlineadas.
En el “Asunto” de los “memos” se debe expresar brevemente el motivo, petitorio o
identificación del expediente, según corresponda. Las “notas” lo llevarán en la parte
superior derecha, debajo de la fecha.
Todo escrito que se presente ante la Secretaría Administrativa para iniciar una gestión
debe contener los siguientes datos:
a) Área remitente, con firma y sello del superior jerárquico, autoridad o legislador.
b) La petición debe ser concreta, clara y precisa.
c) Los agentes o particulares deben anotar nombres y apellido, documento de
identidad y domicilio real y constituido.
Toda presentación ante la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría
Administrativa se hará en original y copia. Sobre la copia se colocará el sello de
recepción con la identificación correspondiente, dando inicio a un trámite o
expediente. No obstante quien haya entregado un documento o escrito con la
expresión “es copia fiel del original” puede solicitarle al responsable
administrativo una copia certificada de los mismos.
La tramitación de toda la documentación con soporte papel se realiza registrando
electrónicamente la transferencia en el COMDOC III, con la emisión del respectivo
Remito que será recepcionado por el área de destino.
Plazos de los escritos
Para el diligenciamiento de la documentación se establecen los siguientes plazos:
a) Cuando se recibe un documento para iniciar o continuar un trámite, este debe
remitirse a la autoridad o área competente en el término improrrogable de dos (2)
días hábiles.
b) Los informes, contestación de notas y toda tramitación de documentos relativos a
Expedientes Administrativos se realizarán por orden de llegada dentro de un
plazo máximo de cinco (5) días hábiles, si expresamente no se establece otro
término.
c) Se dará la condición de “urgente” o “muy urgente” a toda actuación que deba
diligenciarse en plazos menores a los mencionados en los puntos a) y b).
Los plazos pueden ampliarse cuando la complejidad de los asuntos que se tratan así
lo requieran. Dicha prórroga debe ser expresamente solicitada y justificada al superior
jerárquico del área responsable primaria (área donde se originó el trámite).
La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa, órgano de
fiscalización y control de las áreas subordinadas jerárquicamente, es responsable
directa de dar cumplimiento a los plazos establecidos en los puntos a) y b) a través
del titular de la Dirección, debiendo realizar un relevamiento interno cada cinco (5)
días hábiles del trámite de los Expedientes Administrativos. En caso de
incumplimiento de los plazos respectivos se notificará al funcionario responsable para
que fundamente y justifique la demora, y solicite la ampliación del plazo.
Quedan exceptuados de lo expresado en los puntos b) y c) los proveídos y
dictámenes legales como también las actuaciones judiciales cuyos plazos se regirán
por las normas legales vigentes.
Compaginación
Los expedientes administrativos serán compaginados en cuerpos foliados de
doscientas (200) fojas útiles como máximo.
Los cuerpos continuarán con la foliatura correlativa y cada uno tendrá su número
de orden, por ejemplo 2.° Cuerpo, 3.° Cuerpo, etc.
La creación de cuerpos subsiguientes es facultad de Mesa de Entradas y Despacho
de Secretaría Administrativa, incluyendo en cada cuerpo constancia de su apertura,
debiendo ser registrado en el Comdoc.
Los cuerpos de un expediente siempre viajan juntos. Cuando se realiza una
transferencia, se debe aclarar en el remito la cantidad de cuerpos que contiene, lo
que queda registrado en el sistema.
Foliatura
La foliatura debe tener las siguientes características:
a) Correlación: todas las actuaciones deben foliarse por orden correlativo de
incorporación, incluso con más de un cuerpo de expediente.
b) Constancia de copias: las copias de notas, informes o disposiciones que se
agreguen junto con el original NO se foliarán, pero deberán ser identificadas con
un sello con la inscripción «es copia». Sólo se foliarán los originales.
c) Orden cronológico: la foliatura debe disponerse en el orden correlativo a su
incorporación.
Con relación a la foliatura y refoliatura debe tenerse en cuenta que:
Las hojas que integren un expediente administrativo se foliarán sellando el
margen superior derecho, siendo la única foliatura válida.
La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa es la
única área autorizada para proceder a refoliar actuaciones, por sí, o previa solicitud
efectuada por memorando electrónico impreso, firmado y agregado en el expediente
papel.
Desglose de las actuaciones
Se realiza cuando un expediente contiene documentación que corresponde a otro
expediente. Ésta puede ser incluida en un expediente ya existente o generar uno
nuevo, por ejemplo: las contrataciones y, aunque no es habitual, puede convertirse
en un trámite interno.
El desglose de una actuación se debe solicitar a la Dirección de Mesa de Entradas
y Despacho de Secretaría Administrativa, quien reemplazará por copias certificadas los
folios desglosados, confeccionando una nota donde conste la fecha del acto, el
número de expediente, el área que lo solicitó y; realizará el registro en el Comdoc.
Cuando las fojas desglosadas pasan a integrar otro expediente, se debe dejar una
nota como constancia en el expediente en el que se desglosaron y, se registrará en el
Comdoc.
Si las fojas desglosadas tramitan en forma independiente del expediente, se
registrará y asignará un nuevo CUDAP referenciándose en el Comdoc el expediente de
origen.
Si el pedido de desglose es para dar inicio a un nuevo expediente, los folios
desglosados estarán precedidos por una nota en la que figure la dependencia que lo
solicita, las actuaciones de las que proceden, la cantidad de fojas con que se inicia el
nuevo expediente y los motivos de desglose.
Acumulación, desacumulación y agregación de expedientes
La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa está
autorizada para realizar acumulación o desacumulación de expedientes por sí misma
o a pedido de alguna dependencia.
La acumulación es la unión temporaria de dos o más expedientes que por su
correspondencia y relación permitirán llegar a una conclusión o decisión. Mientras
subsista esta situación cada expediente conservará su identificación y foliatura, pero
se dejará expresa constancia en cada uno de los expedientes que están unidos en
forma temporaria, y quedará debidamente registrado en el Comdoc.
Si el expediente acumulado debiera incorporarse definitivamente se denominará
expediente «agregado». Siempre se agrega el expediente nuevo al viejo, para lo cual
Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa confeccionará y firmará
una nota en la que constará la identificación del expediente agregado y la cantidad de
folios que lo componen. Asimismo procederá a la total refoliatura del expediente
agregado perdiendo éste su individualidad y pasando a integrarse al que se agregó.
Esto quedará registrado en el Comdoc.
Toda portada de un expediente agregado a otro principal deberá conservarse en el
cuerpo de las actuaciones.
Archivo de las actuaciones
Concluido el trámite, las actuaciones se archivarán en la Dirección de Mesa de
Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa.